Depuis plusieurs années, nous entendons parler de « dématérialisation » au sein des entreprises. Cela ne semble plus être aujourd’hui un simple concept, mais bien un enjeu majeur notamment sur le plan financier, organisationnel et technique.
La dématérialisation, un enjeu de plus en plus présent
Selon une récente enquête de « The Economist Intelligence Unit », 80% des dirigeants interrogés se disent convaincus que l’environnement de travail sera virtuel en 2020. Cette virtualisation implique le fait de ne plus avoir de contenu matériel. Mais la dématérialisation au sein d’une entreprise ne concerne pas uniquement le fait de rendre numérique l’ensemble des documents papiers. Cela va bien plus loin.
Pourquoi est-ce devenu un enjeu ?
D’un point de vue financier, le gain d’un projet global de dématérialisation peut s’élever à plusieurs millions d’euros. Selon le type d’entreprises, ces projets peuvent toucher différents domaines comme l’accès et le partage d’informations, le stockage et l’archivage de documents ou la RSE. Prenons l’exemple de la circulation du courrier au sein d’une banque. Plus de 80% des documents traités au siège administratif d’une banque proviennent du courrier interne et en particulier en provenance des agences. « Le coût des navettes courrier et du tri externalisé du courrier dépasse 770 K€ », selon Trend Consultants – Cabinet Solucom. Autre exemple, la dématérialisation des factures. En moyenne, seul un tiers des entreprises françaises respectent leur date d’échéance. Aujourd’hui, la dématérialisation est une solution pour la diminution des délais de traitement et plus globalement pour une évolution du pilotage et de la performance.
Plus que sur le seul aspect financier, aujourd’hui, un projet de dématérialisation nécessite aussi l’évolution des processus associés au traitement des documents ainsi que la mobilisation des collaborateurs. Pour une dématérialisation réussie, il faut modifier les processus avant de déployer les solutions techniques de numérisation des documents.
Des exemples de leviers : optimiser les process, mobiliser les collaborateurs, profiter des offres techniques
« Reproduire les processus « matériels » dans un contexte « dématérialisé » est non seulement une approche sans ambition mais une prise de risque élevée. » nous rappellent les experts de Trend Consultants – Cabinet Solucom. En effet, la modification des interactions entre les acteurs, du traçage des documents entraînera nécessairement une évolution des processus de l’entreprise. Cette évolution sera donc une conséquence mais aussi un levier pour le succès d’un projet de dématérialisation. Ce succès passera aussi par la mobilisation des collaborateurs, qui pourra être accompagnée par exemple par une dématérialisation progressive. Une approche portée par Trend Consultants – Cabinet Solucom et ayant déjà fait ses preuves consiste à « dans un premier temps dématérialiser des processus supports (frais de déplacement, commandes et factures…). Les opérationnels et les services d’exploitation informatique se familiariseront aux nouvelles exigences. Ces maquettes « grandeur nature » seront le laboratoire de l’évolution de l’Entreprise vers le « tout numérique ». »
La prolifération des solutions technologiques de dématérialisation en sera sans doute un troisième levier. Prenons l’exemple de l’archivage électronique à valeur probatoire. C’est un marché qui a évolué de +19% de 2011 à 2012 (source : Référentiel de pratiques Markess International), pour peser 125 millions d’euros. Les acteurs se sont démultipliés et beaucoup d’entreprises spécialisées sur une
compétence particulière se sont positionnées sur ce marché. Nous pouvons le découper en quatre grandes catégories :
- Les spécialistes de la sécurité de l’information comme Cecurity ou Dictao
- Les spécialistes de la gestion documentaire comme Ever Team ou Arcsys Software
- Les spécialistes de la gestion de l’information au sens large comme IBM ou EMC
- Les spécialistes du SaaS comme Docapost ou Locarchives
L’archivage électronique, une composante de la dématérialisation
L’archivage électronique permet aujourd’hui de répondre au besoin de conservation des contenus numériques de manière classique, ou de manière sécurisée, comme nous vous en avions déjà parlé dans Solucom Insight.
Beaucoup d’acteurs se positionnent et des dizaines de solutions technologiques sont aujourd’hui disponibles. En revanche, selon les secteurs, la maturité des entreprises sur l’archivage de contenu numérique est très différente. D’après une étude Markess, en 2014, seuls 30% des décideurs interrogés estiment leur organisation mature sur cette thématique. Et dans la majorité des cas, ce sont les lois et règlementations puis la sécurisation des contenus qui guident la mise en place d’un tel archivage.
Ces éléments sont particulièrement vrais dans le secteur de la Banque. Que ce soit pour de la sécurisation de dossiers clients, de surendettement, ou pour de la conservation de traces de transaction, les solutions d’archivage à valeur probatoire sont de plus en plus déployées.
Ces solutions permettent de mettre en place une gestion sécurisée des fichiers envoyés aux archives, notamment par :
- Le scellement et la prise d’empreinte du document avant archivage.
- Le chiffrement ou la signature électronique du fichier.
- L’archivage sur des baies de stockages sécurisées et permettant de garantir l’intégrité des archives.
- La gestion des droits utilisateurs.
- L’enregistrement de toutes les actions effectuées sur les archives.
La dématérialisation des entreprises devient bien aujourd’hui un enjeu global, sur les plans financier, organisationnel et technique. L’archivage électronique et plus particulièrement l’archivage à valeur probatoire en est bien un des composants, permettant notamment de répondre aux enjeux règlementaires et de sécurité de l’information. L’implication des collaborateurs, y compris de haut niveau, la conduite du changement auprès des utilisateurs, mais aussi la fiabilité de la solution choisie sont autant de facteurs clés de succès pour un projet de dématérialisation.
