Introduction
La Design Authority, ou autorité de conception, est un organe clé pour favoriser les transformations digitales. Bien que cette entité soit de plus en plus courante au sein des entreprises, son rôle et les bénéfices qu’elle apporte sont souvent méconnus. Pour se rendre compte des bénéfices de la Design Authority, il est important de bien comprendre ses missions, les obstacles qu’elle peut rencontrer et surtout les facteurs clés pour assurer son succès.
Design Authority, une définition
La Design Authority (DA) est une entité centralisée qui supervise et guide l’architecture technique des projets de transformation informatique au sein d’une organisation. Il s’agit d’une entité de conseil et de contrôle, composée d’architectes informatiques, de managers et d’experts en sécurité qui fournissent des lignes directrices, valident les modèles de conception et garantissent la cohérence globale du système d’information. Cette entité repose sur 3 piliers principaux : design, architecture et autorité.
La Design Authority s’assure que les équipes appliquent les meilleurs pratiques en termes de design des projets, en s’alignant avec la vision stratégique de l’entreprise. La DA met en place les processus nécessaires à une gestion efficace des projets et au partage des connaissances.
La Design Authority n’est pas simplement une instance de management, c’est une instance technique, qui s’assure que l’architecture des projets est cohérente avec les bonnes pratiques de l’entreprise et respecte les règles de sécurité. Cette entité accompagne les architectes des projets et les développeurs afin de garantir des solutions de haute qualité.
Enfin, afin de s’assurer que ses recommandations en matière de design et d’architecture soient respectées, la Design Authority doit posséder une vraie autorité. C’est un organe qui doit prendre des décisions, notamment sur la validation ou le rejet de conceptions architecturales. La DA peut également aider à mettre en place ou revoir la gouvernance des projets en définissant des rôles précis au sein des équipes.
Obstacles classiques
La Design Authority est de plus en plus courante au sein des entreprises, mais elle comporte tout de même des limites et points d’attention qu’il est important de connaître afin de mieux les atténuer. Tout d’abord, ajouter une Design Authority alourdit les process des projets du fait de l’ajout d’étapes de contrôle supplémentaires, ce qui ralentit la validation des projets. En plus de cela, la DA entraine une concentration des responsabilités avec une seule équipe chargée de valider tous les projets. Cette équipe n’est pas forcément experte dans tous les sujets qu’elle traite, ce qui peut poser des problèmes de compréhension des projets et créer des tensions avec les équipes techniques voir une remise en question de la légitimité de la DA.
Un autre problème qui peut être bloquant pour la DA est le manque de ressources. En effet, les membres d’une DA travaillent rarement à plein temps sur la DA et doivent donc répartir leur temps entre leurs activités usuelles et les revues et validations de projets au sein de la DA. Le manque de disponibilité des membres de la DA va justement empêcher celle-ci de traiter rapidement tous les projets, ce qui peut induire des retards importants.
Enfin, un obstacle récurent pour les DA est leur manque de légitimité. Il y a souvent une méconnaissance du rôle et du fonctionnement de la DA au sein des entreprises, avec des équipes qui la considèrent comme une simple instance de validation qui vient alourdir leurs process. La DA est donc souvent obligée d’expliquer son rôle et de justifier sa légitimité en permanence.
Une solution : exemple d’une implémentation de Design Authority à plusieurs instances
Pour comprendre comment surmonter les obstacles de la Design Authority, nous pouvons nous appuyer sur l’exemple concret d’un de nos clients. Ce client avait initialement une organisation avec une Design Authority centralisée, composée d’un grand nombre d’architectes réunis en une seule et même entité qui concentrait tous les pouvoirs. Ce modèle posait plusieurs problèmes. La Design Authority était saturée par le flux de projets qu’elle devait valider car l’intégralité des projets, peu importe leur importance, devaient passer en DA. Cela a donc entrainé des retards importants dans la validation des projets. En plus de cela, le fait d’avoir une DA trop centralisée pose des problèmes de responsabilités car une seule entité est responsable de valider tous les sujets alors qu’elle ne possède pas forcément les personnes expertes sur tous les sujets qu’elle traite.
Face à ces problèmes, notre client a décidé de changer la gouvernance et le modèle opérationnel de sa Design Authority. La réorganisation de la gouvernance s’est effectuée comme suit :
Désormais, les architectes de la DA sont divisés en plusieurs équipes (squads) de 10 architectes, chaque équipe étant dirigée par un « squad leader ». Au-dessus, on retrouve 3 managers qui supervisent les différentes squads et apportent leur expertise sur 3 aspects principaux du système informatique : l’architecture, la sécurité et la solution. Enfin la Design Authority est dirigée par le directeur IT de l’entreprise. Grâce à cette nouvelle gouvernance, les projets à traiter par la DA sont répartis au sein des différentes squads. Certains projets sont critiques et ont besoin d’être revus par toute la DA (jusqu’au directeur IT) mais d’autres projets plus courants peuvent être traités en autonomie par une squad. Pour cela, les projets sont catégorisés en 3 niveaux (layers), comme suit :
L’intérêt de ce modèle décentralisé est d’éviter d’avoir une DA saturée par le flux de projets à valider car ce flux est mieux réparti entre les différentes parties prenantes de la DA.
Conclusion
En conclusion, la Design Authority se révèle être un atout majeur pour les entreprises en pleine transformation digitale, en assurant la cohérence et la qualité des projets informatiques. En dépit des obstacles qu’elle peut rencontrer, tels que l’alourdissement des processus ou le manque de légitimité, ses bénéfices sont indéniables. L’exemple de notre client illustre bien l’importance de structurer et de répartir les responsabilités au sein de la Design Authority, permettant ainsi une gestion plus efficace des projets. Ainsi, la Design Authority, une fois bien implémentée et comprise, devient un levier incontournable de toute transformation digitale.
