Les 27 et 28 mars derniers se déroulait en mode hybride l’événement incontournable des professionnels du digital workplace, la Modern Workplace Conférence Paris 2023. Cette cinquième édition très riche autour des outils collaboratifs de Microsoft 365 et Power Platform a rassemblé plus de 100 conférenciers internationaux et 1000 participants. Ce salon organisé par la communauté MS a permis à des experts de partager leur savoir, leurs bonnes pratiques et donner leur retour sur expériences de l’implémentation des produits phare de Microsoft en matière de digital workplace.
L’ère de la digitalisation et le COVID-19 ont prouvé que la réussite appartient aux entreprises faisant le pari de la transformation digitale. Selon des statistiques1, 63 % des entreprises de plus de 20 salariés l’ont compris. Que ce soient l’amélioration de la qualité de services, les gains de productivité pour leurs collaborateurs, les gains financiers avec l’automatisation des process, les bénéfices sont multiples et font la différence sur un marché concurrentiel et compétitif. Dès lors, un autre besoin suit celui de transformation : le besoin d’accompagnement aussi bien sur le plan technique que sur le plan du pilotage de l’adoption. En effet, une entreprise sur cinq estime1 avoir besoin d’être accompagnée pour mener à bien sa transformation digitale. Parmi les freins les plus souvent rencontrés, le manque de compétences en interne et les risques liés à la sécurisation des données sont relevés chez une entreprise sur deux2. Pour les grandes entreprises, 84%3 estiment avoir besoin de soutien dans l’accompagnement de l’utilisation des outils digitaux par les collaborateurs.
Dans cet article, nous verrons en détail certains outils présentés lors de la MWCP 2023 qui permettront aux entreprises de repenser leur environnement de travail de demain. On peut notamment penser au travail hybride qui devient une nouvelle norme de travail et pour lequel Microsoft améliore ses outils et en développe de nouveaux, mais aussi s’ouvrir aux nouvelles possibilités que nous offre l’IA.
La digitalisation et l’optimisation de l’espace de travail physique et virtuel avec Microsoft Places
Depuis la crise sanitaire du COVID-19, les entreprises sont contraintes de repenser l’environnement de travail grâce à la transformation digitale. Le télétravail est maintenant devenu un argument fort en matière de politique RH.
Microsoft Places, mis en avant lors de l’Ignite 22, est un outil innovant qui permettra de répondre aux nouveaux enjeux du travail hybride. Il permet notamment de donner plus de visibilité et de flexibilité aux collaborateurs en optimisant la planification des réunions et l’occupation des espaces de travail. En outre, il sera possible d’adapter l’environnement de travail en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise. L’outil offre la capacité de matérialiser les interactions sociales dans un monde digital (par exemple, en virtualisant les espaces café).
Les entreprises pourront donc ajuster en continu l’agencement de leur espace en fonction des nouveaux usages au travers des informations analytiques mises à disposition. En faisant le lien entre l’espace de travail digital et physique, Microsoft Places offre une expérience utilisateur améliorée au sein d’un espace de travail hybride.
Il est très intéressant de faire le lien entre le lancement de ce nouvel outil de collaboration et d’autres annonces faites par Microsoft. Les utilisateurs pourront désormais collaborer à distance au sein d’un environnement en réalité mixte en créant des Avatars personnalisés avec Microsoft Mesh.
Power Platform : présentation et cas d’usage
Power Platform est une suite de solutions Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des applications, des workflows et des rapports personnalisés sans avoir besoin de compétences de codage approfondies. Cela permet de créer des applications, ou de modifier celles existantes en ajoutant des fonctionnalités en autonomie pour répondre à leurs besoins métier, lorsque celui-ci ne nécessite pas de développement complexe.
Durant la conférence, plusieurs retours d’expérience ont été partagés par des Power Users (Utilisateur métier formé à l’environnement Microsoft 365, à la frontière entre développeur et utilisateur classique) et un Tech Lead.
Un des cas d’usage présentés est la gestion des ressources humaines. Au vu de la croissance du nombre de collaborateurs et l’augmentation des obligations des RH, l’entreprise Wazabeez a fait le choix de Power Platform. L’objectif est de réduire le temps accordé aux tâches administratives et permettre aux RH de consacrer leur temps aux collaborateurs et à leur bonne intégration. Des outils de création d’applications sont mis à leur disposition pour faciliter le quotidien des collaborateurs : onboarding, saisie des temps et des absences, entretien annuel.
Nous avons suivi le témoignage d’un utilisateur chez Agromousquetaires qui a expliqué comment il est devenu un Power User, en apprenant à utiliser les outils de l’entreprise, notamment les Sharepoints et les Teams. Il souligne les difficultés rencontrées par les Power Users telles que les problèmes liés à l’administration, la formation nécessaire sur les outils collaboratifs et le besoin d’aligner les parties prenantes pour maximiser l’efficacité des outils de collaboration. La conférence met en avant la nécessité d’avoir un coordinateur (référent) Microsoft 365 qui se charge de rentabiliser et d’optimiser les licences ainsi que d’aider les utilisateurs à être productifs et autonomes et de lutter contre le Shadow IT. Ce coordinateur est responsable de définir une stratégie d’accompagnement et d’aligner les Power Users.
De son côté, le Tech lead a partagé son retour d’expérience sur le développement avec Power Platform. Il a évoqué l’importance du choix des expertises dans une équipe, le low code n’est pas du no-code, une logique de développement est nécessaire pour l’amélioration continue. Il a également partagé des bonnes pratiques pour la création d’applications, telles que limiter le périmètre du projet, anticiper les évolutions futures ou encore être prudent avec l’externalisation et documenter le projet.
En résumé, Power Plateform permet d’autonomiser les utilisateurs finaux, avoir plus de flexibilité et d’agilité, avec une ultra personnalisation. Cependant, un contrôle par une instance centralisée comme une DSI est nécessaire pour garantir l’efficacité des applications développées et prévenir les fuites de données.
Risques et sécurité
Un des défis majeurs est la sécurité des espaces de collaboration digitale et la protection des données dites sensibles contre les risques de fuites. Historiquement, le modèle de sécurité traditionnel reposait sur le principe que si l’accès au réseau est bloqué, il n’est pas possible d’accéder aux contenus partagés dessus. Or, ce modèle est rapidement devenu obsolète avec l’apparition du travail hybride, le recours accru au cloud et la démocratisation de nouveaux outils collaboratifs tels que Microsoft 365. La plupart des entreprises se sont alors tournées vers un nouveau modèle de sécurité renforcé, le modèle Zero Trust. Désormais l’accès est bloqué quelle que soit la ressource et le collaborateur. Les autorisations sont accordées si seulement si, il est légitime d’utiliser cette ressource dans le cadre de son travail.
Un conférencier issu de AvePoint, partenaire privilégié de Microsoft depuis plus de 20 ans et leader dans le data management sur Microsoft 365 nous a présenté des outils de monitoring (Insight) et de renforcement des politiques de sécurité (Policies). Ces deux outils vont venir appuyer le déploiement d’une stratégie Zero Trust au sein même des espaces de collaboration. Ils sont partis du postulat que les personnes les plus à même de définir la sensibilité d’une donnée sont les collaborateurs qui travaillent avec et non les experts en cybersécurité. L’accessibilité compliquée des outils d’administrations a motivé le choix de produire une interface plus ergonomique, rassemblant les informations importantes (usages à risques, reports, exports, etc.). Cela permet de sensibiliser sur la sécurité directement au niveau métier grâce à une simplification du monitoring.
Conclusion
En fin de compte, la conférence « Modern Workplace » a permis d’offrir des retours d’expériences autour des outils Microsoft. Les présentations de Microsoft 365 et Power Platform ont permis de montrer comment ces plateformes peuvent aider les entreprises à relever les défis modernes de l’environnement de travail et à devenir plus productives et agiles. Les retours d’expérience ont également été très utiles pour les professionnels qui cherchent à moderniser leur propre environnement de travail.
Sources
1 Selon les statistiques de la 5ème édition du baromètre Croissance & Digital publiée par l’ACSEL en 2021
2 Selon une étude de McKinsey
3 Selon un rapport récent de LinkedIn
