La démocratisation du travail à distance pendant la pandémie a fait apparaître des nouveaux modes d’organisation en équipe et de travail hybride. [1]
Face à l’augmentation soudaine d’utilisation des outils et l’émergence de nouveaux besoins, les fournisseurs d’outils de collaboration à distance ont dû s’adapter et développer de nouvelles fonctionnalités. [2]
Petit à petit, on observe un retour partiel aux bureaux physiques avec des modèles plus ou moins flexibles selon les entreprises (par exemple, deux ou trois jours par semaine). En effet, selon le ministère du Travail, 4 emplois sur 10 sont compatibles avec le travail à distance et 95% des entreprises y ont désormais recours. [3]
Dans ce contexte, les réunions hybrides deviennent la norme : certains participants assistent à la réunion depuis les bureaux tandis que d’autres la rejoignent depuis d’autres lieux (depuis chez eux ou un espace de coworking par exemple).
Les réunions hybrides se révèlent être une réussite si elles permettent flexibilité, inclusion et collaboration. Cependant, il convient d’apporter une attention particulière à la formation des utilisateurs aux outils et aux nouvelles fonctionnalités proposées.
1. Les outils de réunions hybrides
Les éditeurs de solutions cloud offrent des outils qui permettent des collaborations “classiques” (appels vidéo par exemple) et sans effort, tandis que les outils de collaboration tels que les tableaux blancs demanderont un effort de préparation et seront par exemple utilisés pour réaliser un atelier en groupe.
Le troisième type d’outils, dit “immersif” est plus adapté pour un événement exceptionnel et de grande ampleur et nécessitera encore davantage d’efforts de préparation en amont et d’appropriation le jour-J.
Aujourd’hui, les éditeurs de solutions cloud collaboratives ont tendance à développer leur activité et à proposer également des outils de collaboration, dans le but d’offrir une expérience complète pour les utilisateurs et leur éviter d’utiliser d’autres outils concurrents.
2. Les pré-requis d’une expérience hybride réussie
S’appuyer sur les fonctionnalités à disposition
Avec l’explosion du télétravail et des modes de travail hybrides, les fournisseurs de cloud ont accéléré le rythme des lancements d’innovations (exemple : plus de 300 nouvelles innovations lancées en 12 mois chez Microsoft) [4].
Voici quelques exemples de nouvelles fonctionnalités disponibles chez les principaux fournisseurs de cloud :
- Teams (Microsoft) :
– Les modes présentateurs pour présenter un document en se plaçant devant la présentation ou bien à côté, de façon à reproduire au mieux le présentiel ;
– La mise en évidence d’un participant lorsqu’il intervient pour que sa caméra se distingue ;
– Le mode ensemble qui peut réunir les participants ayant une caméra allumée dans un même endroit virtuel (pour reproduire une salle de réunion par exemple) ;
- Zoom :
– Zoom Widget permet aux utilisateurs de voir qui est déjà en réunion et d’avertir l’hôte via Zoom chat s’ils sont en retard. Zoom Widget aidera également les personnes qui participent à plusieurs réunions successives à tenir les autres participants au courant [5].
- Google Meet :
– Le mode Companion est un mode spécialement créé par Google pour améliorer l’expérience des réunions hybrides en présentiel et se révèle très utile. Il permet aux utilisateurs de rejoindre une réunion depuis une salle de conférence sur son appareil personnel (ordinateur, téléphone, tablette) pour participer activement aux chats, aux sondages et aux questions-réponses, tout en profitant de l’audio et de la vidéo dans la salle [6].
Les trois outils cités offrent également la possibilité de réagir en direct avec des smileys pour engager l’audience, même à distance !
Repenser et aménager les espaces de réunion en présentiel
Si les outils évoluent, les réunions hybrides nécessitent également d’adapter les espaces de travail physiques : 66 % des dirigeants d’entreprise interrogés par Microsoft envisagent de réaménager leurs espaces physiques pour mieux s’adapter aux environnements de travail hybrides [2].
Au-delà de garantir l’accès aux services (bureaux, salles de réunions, espaces de coworking…), l’enjeu est double : limiter le temps d’initialisation d’une réunion et permettre une collaboration fluide et efficace avec les participants à distance.
D’une part, il sera important de repenser l’ensemble des fournitures disponibles en salle de réunion : est-il adapté et suffisant pour les réunions hybrides ? Il sera possible d’ajouter du matériel spécifique si besoin : smartboards, systèmes de voice tracking ou encore intelligent speakers.
D’autre part, on pourra proposer des services additionnels pour optimiser l’expérience utilisateur : un système de réservation multi-support (tablette, app mobile, PC, etc.) ou encore un système de suivi de l’occupation (utilisation des données d’occupation pour suivre et optimiser la disponibilité des espaces).
3. Les bonnes pratiques à connaître pour une réunion hybride réussie
Cependant, les prérequis logiciels et matériels listés ci-dessus ne sont pas suffisants à la réussite d’une réunion hybride. En effet, l’adoption de certains usages par les utilisateurs est également importante.
Afin de favoriser l’adoption des usages, les entreprises peuvent partager à leurs employés des bonnes pratiques pour une expérience visuelle et sonore optimale pour les participants à distance. La première bonne pratique à adopter étant de vérifier qu’une réunion est nécessaire pour traiter ce sujet : un email ou bien un chat sur Teams ne seraient-ils pas suffisants ?
Si la réunion est nécessaire, voici une liste des bonnes pratiques qui sont spécifiques aux besoins de réunions hybrides et/ou à l’animation d’ateliers :
D’autres conseils peuvent également être pertinents selon la situation :
- Anticiper le nombre de personnes en présentiel et en distanciel (bientôt, une fonctionnalité sur Outlook proposera d’accepter une réunion en précisant si l’on souhaite y assister en présentiel ou distanciel) et paramétrer les options de réunion avant le jour-J (autoriser le micro et la caméra pour les participants, qui peut présenter ou éviter la salle d’attente..) ;
- Choisir une salle de réunion adaptée au besoin : un atelier de brainstorm nécessitera peut-être un tableau blanc tandis qu’une réunion de présentation nécessitera une caméra ;
- Choisir un matériel de projection adapté : avoir deux écrans (un où l’on projette le support, l’autre où l’on projette les participants et le chat de la réunion) ainsi qu’un matériel de prise de vue (il est possible de combiner plusieurs vues avec des vidéos de la salle – une vue d’ensemble et une vue fixe sur une présentation par exemple);
- Ne pas hésiter à utiliser les fonctionnalités à disposition et à encourager l’interaction entre les participants (sondages, chat, salles pour petits groupes…) ;
- Désigner un “porte-parole” en présentiel pour animer le chat et faire intervenir les personnes à distance ;
- Une bonne idée peut aussi être de désigner des binômes (1 personne en présentiel, 1 en distanciel) pour s’appeler et faire connaissance pendant la pause – dans le contexte d’un atelier animé en ligne par exemple.
La bonne pratique qui est sans doute la plus importante dans l’exercice d’une réunion hybride est sûrement d’assurer l’inclusion de tous les participants, et plus particulièrement ceux qui sont à distance (vérifier la section chat régulièrement, enregistrer et activer la transcription de la réunion, faire des sondages interactifs, utiliser les réactions en direct…).
4. Quelles évolutions pour les réunions hybrides ?
Si la pandémie et l’année 2021 ont permis de pérenniser certaines pratiques, de nombreuses évolutions sont attendues pour 2022, notamment sur les technologies immersives et l’arrivée de Metaverse.
En effet, de nombreuses entreprises se lancent sur le sujet des réunions hybrides. Ces nouvelles applications utilisent des technologies immersives telles que la réalité virtuelle pour permettre l’organisation d’événements en ligne, voici quelques acteurs :
- Des start-ups telles qu’ENGAGE ou VIRBELA – spécialisées sur la réalité virtuelle: elles proposent notamment de reproduire un événement physique de large ampleur en réalité virtuelle (pour une conférence, un salon, une formation ou encore une réunion en distanciel par exemple).
- Au-delà des start-ups, les GAFAM se positionnent fortement sur ces nouvelles applications immersives. Le repositionnement de Facebook – Metaverse en dit long sur leur volonté de diriger la stratégie d’entreprise vers ce type de technologies. Microsoft se prépare également à lancer son propre métaverse nommé Mesh et directement intégré à Teams en 2022.
Avec ces nouveaux outils, il devient alors possible d’avoir des interactions et de se rencontrer dans un monde virtuel, (moyennant souvent la création et la personnalisation d’un avatar), et ce, sans avoir nécessairement besoin de matériel supplémentaire pour l’utilisateur (comme des casques de réalité virtuelle par exemple).
Le développement de ces applications immersives répond principalement à quatre grands cas d’usages :
- La formation (transverses à toutes les professions ou spécifiques autour de gestes techniques – santé, technologies de pointe…)
- Le support augmenté (téléassistance, contrôles qualité, maintenance augmentée…)
- Le marketing et la communication (promotion de produits ou services, visualisation de produits, sensibilisation pour bâtir une image de marque et la marque employeur…)
- La collaboration immersive (conception R&D, réunions de pilotage de projet, revues de produits, locaux virtuels…)
5. Veiller à adapter la technologie à son usage !
Avec la pandémie du COVID-19, les réunions hybrides se sont démocratisées. Les acteurs spécialisés dans ce domaine se multiplient, offrant ainsi à leurs utilisateurs de nouvelles innovations technologiques.
Face à cette évolution des modes de travail, il serait dommage de se priver de ces nouvelles formes de collaboration et/ou ne pas donner les clés au collaborateur de bénéficier de celle-ci. Afin d’accompagner les employés, il convient à la fois de s’appuyer sur les fonctionnalités à disposition, de repenser les espaces et les équipements et de partager aux employés des conseils et bonnes pratiques adaptés pour un usage hybride.
Cependant, au risque de tomber dans le travers du gadget technologique, il faudra veiller à adapter votre outil à la technologie. Par exemple, si l’on souhaite organiser un événement de grande ampleur, des solutions comme Virbela existent, mais il faut s’assurer de l’utilité de la solution et se demander si l’effort supplémentaire nécessaire vaut la peine du déploiement de cette technologie. Un autre axe de réflexion peut également être l’impact écologique : est-il utile dans une réunion récurrente entre deux personnes d’activer la caméra ? La réunion en mode appel seulement peut être suffisante et réduire l’impact écologique dans ce cas.
En conclusion, mieux vaut toujours partir de votre besoin pour faire le choix de votre technologie !
6. Sources
[1] Digital Corner Wavestone, « Travail et mobilité en entreprise : le digital bouleverse les normes » publié en Septembre 2021 à l’adresse : https://www.digitalcorner-wavestone.com/2021/09/travail-et-mobilite-en-entreprise-le-digital-bouleverse-les-normes/
[2] Microsoft, « 2021 Work Trend Index: Annual Report, The Next Great Disruption is Hybrid Work – Are We Ready? » publié en Septembre 2021 à l’adresse : https://pulse.microsoft.com/uploads/prod/2021/09/2021-Work-Trend-Index-Annual-Report-Presentation-1.pdf
[3] Les Echos & Accenture – devancer demain, « Agilité et résilience – basculer vers un mode de travail hybride et révéler le potentiel de vos équipes » publié à l’adresse : https://devancerdemain.lesechos.fr/interview-dirigeant/basculer-vers-un-mode-de-travail-hybride-et-reveler-le-potentiel-de-vos-equipes_a-205-6125.html
[4] Webinaire Microsoft « Retour sur Microsoft Ignite et nos annonces sur le travail hybride » le 09 Décembre 2021
[5] Zoom Blog – « Zoom Platform Updates: Empower Hybrid Teams, Connect Workstreams, and Engage communities » publié en Septembre 2021 à l’adresse : https://blog.zoom.us/zoom-platform-enhancements-zoomtopia-2021/
[6] Google Blog – « Google Meet in 2021: a year of accelerated innovation » publié en Décembre 2021 à l’adresse : A year of accelerated innovation for Google Meet in 2021 | Google Cloud Blog
