Au moment où l’expérience digitale est au centre des préoccupations, PowerPoint conserve un leadership incontesté comme support de présentation. Pour autant, il ne révolutionne pas l’activité à chaque nouvelle version et est loin de faire l’unanimité.

Sway, le nouvel outil de la suite Office 365, est-il mature et adapté pour bousculer cette hiérarchie ?

Annoncé en octobre de l’année dernière par la firme américaine, l’outil avait été rendu disponible en version dite « preview » quelques temps après. Depuis le 5 août 2015, la nouvelle application est maintenant disponible de façon plus globale à savoir pour le public ainsi que pour les utilisateurs professionnels de la suite 365. S’intégrant parfaitement dans la nouvelle stratégie Microsoft dite « cloud first, mobile first », l’application est disponible de façon transparente sur smartphones, tablettes, PC ou tout autre device. Fonctionnellement parlant, SWAY combine un curieux mélange de fonctionnalités issues de PowerPoint, Movie Maker ou encore WordPress. L’objectif clairement affiché de cet outil ? Permettre à tout type d’utilisateur de créer un storyboard simplement et rapidement puis la diffuser très largement sans difficultés.

Cas d’usage : réaliser une présentation avec plusieurs collaborateurs…

Sway serait-il une solution pratique de collaboration pour des utilisateurs éloignés géographiquement ? En effet, le gros avantage de Sway c’est sa disponibilité sur le cloud, ce qui le rend accessible partout. Il est donc possible réaliser une présentation collaborative. Mais est-ce réellement la solution miracle ?

Les avantages

Tout d’abord, Sway offre la possibilité à plusieurs personnes de modifier simultanément le même fichier. Pour partager le document c’est très facile : un petit clic et un copier-coller du lien à envoyer aux collaborateurs. Partager et échanger sa présentation est donc des plus simples. Exit mail avec pièce jointe, c’est un premier pas vers de la collaboration efficace.

Il est possible de sélectionner 3 modes de confidentialités pour le partage qui sont également valables pour la modification :

• Même organisation uniquement (pratique pour un document interne)
• Toute personne ayant le lien (pratique pour les collaborateurs externes)
• public et donc visibles dans les moteurs de recherche (peu recommandable…)

Autre avantage, il est possible de savoir qui accède au fichier en temps réel. Le nom collaborateurs présents sur le document s’affiche dans « Auteurs ».

Les bémols

Premier (petit) bémol : il faut envoyer soi-même un mail avec le lien pour commencer à collaborer. Donc finalement les mails ne sont pas complètement évités, juste moins nombreux.

Deuxième bémol : une gestion fine des droits n’est pas possible. Vos collègues qui disposent du lien de modification auront le droit de modifier le Sway, de le partager et même de donner le droit en modification à d’autres personnes… Vous ne serez pas à l’abri d’altérations (intentionnelles ou non).

Le dernier bémol et non des moindres, il n’y a pas d’historique des modifications. Impossible de savoir en un coup d’œil ce qui a été modifié et par qui !

Bien que facile à partager, les modifications de la présentation ne sont donc pas très bien maitrisées, ce qui peut s’avérer très problématique dans un environnement professionnel.

Cas d’usage : Diffuser et échanger des idées à n’importe qui et sur n’importe quel support

Surfant sur sa nouvelle stratégie dite de «cross-platform », Sway pourrait être l’un des fers-de-lance de la nouvelle ambition de Microsoft. Serait-ce donc un canal de diffusion révolutionnaire pour adresser le plus grand nombre ?

Les avantages

Sway, c’est avant tout un outil diffusable et accessible au plus  grand nombre, en proposant un maximum de canaux d’accès. En effet pour créer ou éditer, une présentation est accessible à tout utilisateur disposant d’un ordinateur, d’un Smartphone ou d’une tablette. Qu’elle soit sous iOS ou Androïd, qu’il s’agisse d’une Windows Surface ou d’un iPad, Microsoft a pensé à tout et chaque device dispose de l’application dans son store.

Concernant la consultation ? Un simple navigateur est nécessaire.

Autre plus, Microsoft a pensé à s’adresser au plus grand nombre d’utilisateur et propose un mode d’accessibilité. L’objectif est d’aider les utilisateurs ayant des difficultés pour afficher et parcourir les éléments dans Sway.

Les bémols

Difficile ici de trouver un facteur limitant à l’outil, cela est d’ailleurs sans conteste LE point fort du produit.

Cas d’usage : Réaliser une présentation design de communication

Sway serait-il un mélange de PPT et de Prezi ? A première vue, Sway est un outil pour des présentations ergonomiques et attractives. Est-ce vraiment une révolution ?

Les avantages

Tout d’abord, il est possible d’insérer de nombreux types de contenu. La partie texte et titre fonctionne par bloc, il est assez simple de les utiliser. Les titres permettent de créer des sections et donc d’organiser votre Sway.

Les éléments multimédias permettent également une large latitude même si on regrette la seule présence de Twitter et non de plusieurs réseaux sociaux ou même de cartes géographiques.

Le gros avantage de Sway c’est la recherche de contenu intégré. L’outil vous suggère les mots clés de recherche en fonction du texte contenu dans votre Sway. La recherche se fait directement depuis l’application… et donc, plus besoin de changer d’onglet. De plus, cette recherche est automatiquement respectueuse des droits d’auteurs.

On retrouve également les graphiques Excel… pas forcement design mais toujours pratiques !

Une autre fonctionnalité sympathique pour se démarquer d’un PPT : la fonction comparaison. Design, fluide, c’est un moyen visuel de comparer deux images. Une vraie nouveauté !

Enfin l’insertion de code intégré permet de grandes latitudes.

Les bémols

Réaliser des schémas n’est pas aussi simple qu’un PPT. Il faudrait les créer avec un autre outil puis les transformer en image pour les intégrer. Pas des plus simples…

Les styles sont faciles à utiliser mais assez simplistes… les possibilités de mise en page du texte sont réduites et bouleversent les habitudes : on ne retrouve pas « Gras » ou « Italique »…  c’est une nouvelle philosophie d’écriture à intégrer.

Les présentations Sway sont novatrices, animées, modernes et répondent bien à la problématique de présentations innovantes malgré les petits bémols.

En synthèse

Bien que prometteur, l’outil manque encore cruellement de maturité et certains points restent aujourd’hui trop limitant pour imposer le produit comme un successeur sérieux de PowerPoint. De ces aspects les plus critiques, nous retiendrons principalement le manque de suivi des évolutions sur une présentation : granularité des droits et historique des modifications.

Mais cet outil cible-t-il réellement aux mêmes usages que PowerPoint ? Est-ce qu’une comparaison de ces deux outils est-elle bien légitime ? Permettant de diffuser de façon globale des présentations imagées et innovantes l’application au monde professionnel pourrait être envisagée pour envoyer des invitations à des évènements sortant du commun. Sur le même principe, diffuser des convictions et des retours sur un évènement au travers de ce canal pourrait permettre d’interpeller l’interlocuteur.

Pour autant, le public adressé semble aujourd’hui plus personnel que professionnel. Et si SWAY était en fait une nouvelle façon de créer des blogs de façon simple et efficace ?

Pour découvrir l’outil, cet article a également été rédigé sur SWAY, consultez le ici !