Il existe des dizaines d’outils d’organisation de réunion à distance actuellement sur le marché des solutions collaboratives : Google Hang Outs, Skype for business, etc. Les éditeurs de logiciel ont parfois même du mal à s’y retrouver comme en témoigne Yannick Brudieux, CEO de Tamaplace, une start-up proposant une solution de salle de réunion virtuelle pour le travail collaboratif : « J’ai eu beaucoup de difficulté à trouver le bon axe tant le nuage de concurrents est large et beaucoup de solutions sont à la jointure de plusieurs marchés. »
Toute la question est alors de savoir comment choisir la solution d’outil de réunion à distance la mieux adapté à son besoin ?
Bien distinguer les outils de réunion à distance des autres outils collaboratifs
La première chose à faire est de bien distinguer les outils de réunion à distance des autres outils collaboratifs. Robin Good, blogueur sur les nouvelles technologies, dénombre pas moins de 200 outils collaboratifs en ligne classés par fonctionnalité (e-chat, partage d’écran, etc.). Il y a de quoi en avoir le tournis… Mais, tous ces outils ne sont pas adaptés à l’organisation de réunions virtuelles. Dans son ouvrage Animez vos réunions, Julia Kalfon définie 5 technologies pour animer des réunions à distance:
- Les conférences téléphoniques
- La visioconférence
- La web conférence
- Les vidéos chat
- Les outils collaboratifs
Il est à noter que seuls les outils collaboratifs combinant des solutions de web conférence, d’e-chat ou de vidéos chat sont des outils de réunion à distance.
Les dimensions de la matrice de comparaison des outils de réunion à distance
Maintenant que nous avons une idée plus précise de ce qu’est un outil de réunion à distance, il nous faut savoir les différencier. Pour cela, il est possible d’utiliser une matrice de comparaison des fonctionnalités offertes par les outils de réunion à distance construite à partir des activités principales réalisées en réunion :
- Discussion et échange : Les utilisateurs peuvent communiquer ensemble à distance et en direct en utilisant la vidéo ou la messagerie instantanée.
- La présentation magistrale d’un sujet : L’organisateur d’une réunion partage un support (vidéo, PowerPoint, etc.) à l’ensemble de ces collaborateurs à distance et le commente en direct. Il peut aussi bien présenter un document, une application ou faire un partage d’écran.
- La prise de décision : Les participants peuvent décider ensemble d’une action à réaliser par un système de vote proposé par l’outil.
Par exemple, la fonctionnalité ‘sondage’ de la solution Microsoft Skype for business permet de poser une question à l’ensemble des participants de la réunion avec un choix de 7 réponses possibles.
- Brainstorming : Les participants peuvent ‘brainstormer’ ensemble en écrivant, dessinant, etc. toutes leurs idées sur un tableau d’école virtuel (appelé ‘whiteboard’) en simultané.
À titre d’illustration, les utilisateurs de Scribblar partagent en direct un tableau virtuel sur lequel ils peuvent échanger leurs idées.
- Co-conception et co-révision de documents: Depuis un espace collaboratif en ligne, les utilisateurs peuvent créer un document ensemble et l’exporter. Ils peuvent également glisser/ déposer un fichier externe (Excel, PowerPoint, etc.) dans l’espace commun et le commenter ou le modifier.
La solution Tamashare propose la mise en place d’une salle de réunion virtuelle dans laquelle les participants partagent et conçoivent des documents ensemble et en direct.
- Management visuel : Les collaborateurs peuvent faire des points équipe à distance en présentant une synthèse de leurs activités modélisées par des tableaux digitaux synthétiques. Les utilisateurs conçoivent leurs tableaux en posant des post-its ou en utilisant des canvas virtuels (matrices visuelles digitales constituées de plusieurs blocs) proposés par l’outil.
Avec la solution Mural.ly, les membres d’une équipe peuvent faire des points autour d’un mur virtuel collaboratif construit autour d’un canvas, de post-its et autres documents.
- Planification et organisation de projet : Les équipes organisent leur projet en créant les tâches à effectuer (to-do list) et en attribuant un/des acteur(s) à chaque action. Des priorités ou des deadlines peuvent être associées à chaque tâche.
L’outil collaboratif Trello offre la possibilité de créer des to-do-lists par projet et d’affecter à chaque tâche des acteurs. Cependant, l’outil ne propose pas de fonctionnalité d’e-chat ou de web conférence. Par conséquent, il ne rentre pas dans le périmètre des outils de réunion à distance.
Comparaison de certains outils de réunion à distance
Pour illustrer l’utilisation de cette matrice, voici un panel d’outils de réunion à distance utilisés dans les grandes entreprises ou dans les start-ups, reconnus et très utilisés ou en devenir : Concept Board, Google Hangouts, GotoMeeting, Skype for business, Mural.Ly, Oovoo, Scribblar, Tamashare, Webex.
Il ne vous reste plus qu’à définir votre besoin fonctionnel et cette matrice pourra vous aider à sélectionner votre outil de réunion à distance.
Pour finir, vous remarquez qu’aucun outil de réunion à distance offrant des fonctionnalités de planification et d’organisation n’est présenté dans la matrice. En effet, celle-ci reste à compléter par ses utilisateurs en y ajoutant d’autres axes de comparaison ou d’autres solutions de réunion à distance. Bonne utilisation !
